Projektit kunniaan

”Olis tällanen rojekti”

Suomen tuottavuus junnaa paikallaan.

Väitän että suuri syy tähän on suomalaisen projektikulttuurin heikkous.

Tuote- ja ohjelmistokehitysprojektit kyllä osataan. Tuotekehitystä tekevät erikoistuneet tiimit, ja projektien ohjaukseen on vakiintuneet käytännöt.

Mutta, yritysten toiminnan kehittämisestä ja asiakastyöstä iso osa on projektiluontoista työtä, jota pitäisi johtaa projekteina.

Tämä koskee kaikenlaisia yritysten toiminnan kehittämisprojekteja, tietojärjestelmien käyttöönottoja, sekä asiakkaiden kanssa tehtäviä projekteja kuten tuotteiden asiakaskohtainen räätälöinti ja tällaisten tuotteiden toimitusprojektit.

Projektit venyvät ja niiden kustannukset yllättävät. Puutetta on osaamisesta, toimintakulttuurista sekä kaiken pohjana olevasta projektityön arvostamisesta.

Osaaminen

Suomalainen insinöörikoulutus painottuu teknologiaan ja tuotteiden suunnitteluun. Projektityö ei kuulu suomalaisen insinöörin perustaitoihin.

Saksalainen insinööriopiskelija istuu jo harjoitteluaikanaan mukana projektiryhmissä, ja omaa heti valmistuttuaan projektityön perusvalmiudet. Jos otetaan satunnainen joukko uunituoreita suomalaisia diplomi-insinöörejä, on hyvä saanto, jos pari heistä on käynyt edes projektinhallinnan peruskurssin.

Suomalainen laivainsinööri osaa suunnitella maailman hienoimmat risteilijät, mutta vasta saksalainen omistaja toi telakalle osaamisen, joka teki toiminnasta kannattavaa.

Otetaan tähän pieni kysely:

Mikä on projekti?

Mikä on ohjelma?

Mikä on projektimalli?

Saitko kolme oikein ilman tukimateriaaleja?

Jos et saanut, et ole yksin. Oman kokemukseni mukaan projektiosaaminen on usein sillä tasolla että ihmiset (joista iso osa kuitenkin joutuu osallistumaan projekteihin) eivät ole sisäistäneet edes projektinhallinnan peruskäsitteitä.

Toimintakulttuuri

Suomalaisen innovatiivisuuden ja joustavuuden eetos on tuottanut hienoja innovaatioita ja menestystä.

Olemme hyviä keksimään ratkaisuja ongelmiin. Osaamme työskennellä itsenäisesti. Olemme tehokkaita pienissä ryhmissä. Olemme joustavia ja hyviä improvisoimaan. Olemme ylpeitä kaikesta tästä.

Mutta, olemme huonoja toimimaan kurinalaisesti ja systemaattisesti. Tätä vaaditaan kun monen toimijan pitäisi toteuttaa yhdessä projekti, joka koostuu useista toisiinsa liittyvistä osista, ja jonka toteuttajat eivät mahdu yhteisen kahvipöydän ääreen.

Eikä tämä vaadi isoa projektia. Jo talopaketin toimitusprojektin johtaminen näyttää olevan ylivoimaista talotehtaalle, jonka voisi ajatella tekevän tätä päätoimisesti: ”Teemu Selänteen taloprojekti levisi käsiin”. Teemu ei ole yksin.

Mistä mallia?

Autoteollisuus elää ohjelmien ja projektien kautta.

Automalleilla, niiden alustoilla ja komponenteilla on ohjelmansa, joilla on etukäteen suunnitellut elinkaaret.

Autojen ja niiden osakokonaisuuksien kehittäminen sekä tuotantoon vieminen vaativat ison joukon kumppaniverkoston kesken toteutettavia projekteja.

Toimiva projektikulttuuri mahdollistaa monimutkaisten tuotteiden kehittämisen ja tuotannon niin, että tuloksena on tavallisen kuluttajan käytettävissä oleva luotettava massatuote.

BMW:n ostoehdoissa oli aikanaan tyhjentävä kappale, jota siteeraan ulkomuistista:

”Toimittaja nimittää projektipäällikön. Asiakas nimittää projektipäällikön. Projektikokoukset pidetään kahden viikon välein. Toimittajan projektipäällikkö laatii projektikokouksen pöytäkirjan ja asiakkaan projektipäällikkö hyväksyy sen. Kaikki projektiin liittyvät sopimukset tehdään kirjallisesti asiakkaan projektipäällikön ja toimittajan projektipäällikön välillä.”

Tärkeintä on se, että kaikki tietävät, mitä on sovittu ja missä mennään.

Se, mikä suomalaiseen silmään näyttää turhalta byrokratialta, on tarkoituksenmukaista, pitkän ajan kuluessa kehittynyttä projektijohtamista.

Villakoiran ydin

Jos hanke etenee A:sta B:hen suoraviivaisesti, se on prosessi, eikä vaadi erillistä ohjaamista.

Projekti on yksilöllinen olio, joka vaatii erillisen suunnitelman ja siihen tulee aina poikkeamia. Poikkeamien hallitsemiseen tarvitaan projektin johtamista.

Projektipäällikkö huolehtii tiedon jakamisesta, havaitsee poikkeamat, ja paimentaa osalliset tekemään osuutensa sovitusti. Projektipäällikön tärkein työkalu on aktiivinen viestintä.

Projektipäällikkö tarvitsee riittävät resurssit (lue: työaikaa), ja toimintansa tueksi projektimallin, jonka projektia tekevä henkilöstö ja sitä tukeva johto on sisäistänyt.

Henkilöstön on ymmärrettävä projektityön peruskäsitteet ja periaatteet niin, että he ymmärtävät oman panoksensa merkityksen projekteissa.

Johdon on ymmärrettävä, että projekteihin ja niiden johtamiseen on varattava riittävästi resursseja. Se taas vaatii sitä, että projektit osataan pilkkoa riittävän pieniin osiin, joiden työmäärän arviointi on mahdollista.

Kun edellinen on hallussa, projekteja ei aloiteta enempää kuin pystytään toteuttamaan. Tämä koskee erityisesti kaikenlaisia toiminnan kehittämisprojekteja, joita on helppo keksiä, mutta joiden resurssitarve yllättää helposti.

Tilaat ongelmia, jos et johtajan roolissa ymmärrä, miten paljon projektit vaativat työtä.

Perusasiat haltuun

Pohjimmiltaan projektitoiminta on yksinkertaista: Sovitaan, mitä tehdään ja tehdään mitä sovittiin.

Projektinhallinta tai -johtaminen on liima, joka pitää projektin koossa. Siihen kannattaa investoida.

Hyvä asenne auttaa. Ainakin on ymmärrettävä, että

-        Projektisuunnitelma ei ole turha lakana.

-        Projektikokous ei ole turhaa kahvinjuontia.

-        Projektipäällikkö ei ole turha kulu vaan resurssi.

Tunnista projektiosaajasi ja kuuntele heitä.

Jos et löydä osaamista, kouluttaudu ja kouluta. Varmista edes, että organisaatiosi ymmärtää projektityön termistön ja perusasiat. Projektityöhön on tarjolla hyviä malleja ja osaamista.

Itse kukin voi tehdä omat harrasterojektinsa omalla tyylillään. Työelämässä tämä ei riitä. Vähänkin isommat projektit on syytä ottaa tosissaan, ja projektisalkku pitää ottaa tietoisesti haltuun. Hyvä paikka aloittaa on oman asenteen ja ymmärryksen päivittäminen.